ROUX AFRIQUEGROUP
ROUX AFRIQUE EVS · ÁFRICA Y ORIENTE MEDIO
FIABILIDAD Y GOBIERNO DE LOS DATOS DE ACTIVOS
IDENTIFICAR · CONCILIAR · ACTUALIZAR
Un activo solo puede gestionarse cuando es identificable, localizable y está vinculado a una fuente verificable
Roux Afrique EVS realiza inventarios físicos de activos materiales y construye Registros Maestros de Activos estructurados que conectan la realidad del terreno con los referenciales de Finanzas, Operaciones, Ingeniería, Mantenimiento y Seguros.
En una fecha de referencia definida, cada activo incluido se asocia, según la granularidad acordada, a una identidad, una ubicación, una clase, un estado, una evidencia de verificación y los identificadores de los sistemas fuente.
Las diferencias se aíslan, documentan y someten a validación. Nunca se corrigen de forma silenciosa.
REALIDAD DEL TERRENO Y FIABILIDAD DE LOS REGISTROS
El Registro Contable de Activos Fijos describe lo registrado por los sistemas. El terreno muestra lo que existe, se trasladó, sustituyó, transformó, paró o retiró.
Con el tiempo, las diferencias pueden proceder de:
Un inventario estructurado permite:
El encargo no es una auditoría legal o financiera, una certificación contable ni una verificación jurídica de la propiedad o de cargas. Constata y concilia los activos dentro del alcance, la fecha y los procedimientos acordados. Las decisiones de contabilización, deterioro, baja, desecho o traslado siguen siendo responsabilidad del cliente y, cuando proceda, de sus auditores y asesores.
SEIS PREGUNTAS ANTES DEL TRABAJO DE CAMPO
Saneamiento del registro, valoración, migración ERP o CMMS, integración posadquisición, control de movimientos, consolidación multisede o nueva línea base.
Entidades, centros, zonas, clases, activos arrendados o de terceros, repuestos críticos, activos en curso, parados y exclusiones deben definirse antes del recuento.
Instalación, unidad funcional, equipo, componente, subconjunto o lote: el detalle debe responder a la decisión y ser coherente con los sistemas de destino.
Etiqueta, número de serie, identificador ERP, Registro Contable de Activos Fijos, CMMS/EAM o nuevo código único: se conservan los identificadores heredados y sus correspondencias.
Fecha, método, ubicación, fotografía, placa, escaneo, etiqueta, atributos y validación del responsable determinan la trazabilidad.
Propietarios del dato, responsables de centro, aprobaciones y flujos para altas, traslados, sustituciones, cambios y bajas deben acordarse antes de la entrega.
SEIS LÍNEAS DE TRABAJO INTEGRADAS
Definición del diccionario, clases, ubicaciones funcionales, relaciones padre-hijo, estados, campos obligatorios, nombres y niveles de evidencia.
La jerarquía se adapta a la finalidad del encargo; no se presenta como un modelo universal.
Consolidación de listas, normalización, análisis de campos, detección de duplicados y preparación de rutas.
Registro contable, ERP, CMMS/EAM, listas técnicas, planos, SOV y expedientes de proyecto se conservan como fuentes distintas.
Localización y observación de activos, lectura de placas y captura de identificadores, cantidades, estados y evidencias.
QR, código de barras, RFID u otro soporte solo se usan cuando el alcance, la seguridad y la operación lo permiten.
Una etiqueta facilita la identificación; no prueba propiedad, reconocimiento contable ni aptitud para el servicio.
Documentación de función, fabricante, modelo, serie, capacidad, ubicación, unidad padre y estado del ciclo de vida.
La condición es una observación visual inicial salvo investigación expresa; no es una prueba funcional ni un diagnóstico de integridad, seguridad o conformidad.
Conciliación del terreno con cada sistema fuente, preservando identificadores históricos y calificando divergencias.
Cada vínculo puede ser unívoco o requerir mapping.
Producción del registro estructurado y conciliado, indicadores de calidad, mappings de importación y registro de excepciones.
También se definen responsabilidades, controles y eventos de actualización para evitar una nueva obsolescencia.
DOS PRUEBAS DIRECCIONALES
La prueba parte de las líneas de los sistemas fuente y busca el activo correspondiente in situ.
Comprueba, entre otros:
Por sí sola no identifica todos los activos ausentes de los sistemas.
La prueba parte de los activos observados y busca su correspondencia contable y técnica.
Comprueba, entre otros:
No valida automáticamente propiedad, valor contable o tratamiento contable.
Un encargo responsable combina ambas direcciones y documenta por separado población, cobertura, activos inaccesibles y excepciones residuales.
REFERENCIALES DISTINTOS
Deben comunicarse sin confundirse.
| Referencial | Finalidad principal |
|---|---|
| Inventario físico | Constata existencia y atributos observables en una fecha de referencia. |
| Registro Maestro de Activos | Estructura identidad, ubicación, jerarquía, estado y correspondencias para una gestión sostenible. |
| Registro Contable de Activos Fijos | Mantiene costes, amortizaciones y valores netos según las políticas contables. |
| CMMS/EAM | Organiza mantenimiento, intervenciones, fallos, repuestos y planes de trabajo. |
| Statement of Values | Presenta valores declarados al seguro según estructura y bases definidas por separado. |
El Registro Maestro de Activos es la capa de datos que conecta las realidades física, técnica, contable y aseguradora.
REGISTRO MAESTRO DE ACTIVOS
Según el alcance, los datos se organizan en estas familias.
Los datos se concilian; no se auditan ni valoran automáticamente en este encargo.
GRANULARIDAD Y UNIDAD DE ACTIVO
Una instalación industrial puede representar:
Se documentan las relaciones padre-hijo y los componentes que requieran análisis separado.
La componentización, asignación de costes, vida útil y amortización quedan sujetas a las políticas y validaciones del cliente.
CONCILIACIÓN Y REGISTRO DE EXCEPCIONES
El registro puede distinguir:
Un activo no localizado no es automáticamente inexistente: la excepción sigue abierta hasta una decisión documentada.
Cada excepción incluye fuente, evidencia, responsable, acción y validación.
Ninguna diferencia genera automáticamente un asiento, baja, desecho o conclusión jurídica.
METODOLOGÍA EN OCHO ETAPAS
Acordar finalidad, entidades, centros, zonas, clases, fecha, accesos, exclusiones, HSE, responsabilidades y entregables. La cobertura —total, dirigida, cíclica o por muestreo— se declara expresamente.
Definir taxonomía, granularidad, jerarquía, campos, estados, identificación y evidencias.
Recopilar, perfilar, normalizar y deduplicar fuentes; organizar rutas, responsables y control de movimientos.
Observar activos accesibles según el protocolo y registrar limitaciones, zonas no visitadas y activos no observables.
Colocar o confirmar etiquetas y documentar placas, atributos, ubicaciones, relaciones y estados.
Ejecutar Book-to-Floor y Floor-to-Book y vincular las fuentes sin fusionar sus finalidades.
Someter casos sensibles a responsables de centro y propietarios del dato; documentar decisiones y reservas.
Entregar el registro, mappings y archivos previstos y formalizar el flujo de altas, traslados, sustituciones y bajas.
Toda línea conciliada se vincula a un identificador, ubicación, fuente, método, fecha y estado de validación.
DATA ROOM
Según el encargo, se solicitan:
Los datos ausentes, contradictorios o no utilizables alimentan un Data Gap & Assumption Register.
QUALITY ASSURANCE / QUALITY CONTROL
El control cubre, entre otros:
No se califica de exhaustivo un encargo cuando población, accesos, granularidad o exclusiones no lo permiten.
INVENTYS® Y VRA3D
La tecnología estructura y traza los datos sin sustituir la observación o el juicio profesional.
Estructura los datos físicos, técnicos, contables y de seguros.
Toda interfaz ERP, EAM o CMMS depende de formatos, reglas y responsabilidades acordados.
Cuando el centro lo justifica, aporta documentación visual y espacial de zonas, instalaciones y activos críticos.
No es prueba de propiedad, diagnóstico de integridad ni sustituto de las validaciones de campo.
La tecnología refuerza la experiencia; no sustituye controles, juicio ni validación final.
ENTREGABLES
Según el encargo:
MOMENTOS DECISIVOS
Toda adquisición, puesta en servicio, modificación, traslado, sustitución, pérdida, cesión o desecho significativo debe activar la actualización.
SECTORES
Sectores atendidos:
Intervenimos en África, el Magreb y Oriente Medio, adaptando los protocolos al acceso, la seguridad, la documentación, la movilidad y la madurez de cada sistema.
RESPONSABILIDADES CLARAS
Constata, identifica, ubica y caracteriza los activos y los concilia con los referenciales técnicos, contables y de seguros.
Determina por separado bases y valores de reconstrucción o reposición; el inventario no determina valores.
Analiza valores financieros, margen bruto, dependencias y periodo máximo de indemnización; el registro no calcula BI.
Analiza peligros, protecciones, vulnerabilidades y escenarios; el inventario no concluye sobre integridad, conformidad o riesgo.
Asesora en Insurance Due Diligence, arquitectura del programa, Risk Financing y decisiones estratégicas.
Tras un siniestro, cuantifica daños y pérdidas y defiende la reclamación; el registro previo no predetermina propiedad, daño o indemnización.
Los equipos IT/OT físicos pueden inventariarse; activos lógicos, configuraciones y vulnerabilidades requieren un encargo distinto.
La misión no certifica cuentas, propiedad ni tratamiento IFRS, fiscal o estatutario.
REFERENCIAS
La carta de encargo, políticas, marco contable, procedimientos y requisitos locales siguen siendo determinantes.
IAS 16 no prescribe un Registro de Activos universal, una técnica de etiquetado ni un procedimiento de inventario.
Ninguna referencia convierte el encargo en certificación ISO, atestación IFRS o auditoría con aseguramiento sobre las cuentas.
PREGUNTAS FRECUENTES
Una verificación documentada dentro de un alcance, fecha y granularidad acordados.
El inventario observa una fecha; el registro estructura observaciones y correspondencias para mantenerlas durante el ciclo de vida.
El registro contable contiene la representación financiera; el maestro describe identidad, ubicación, jerarquía y estado y conecta los sistemas.
No. Puede ser total, dirigido, cíclico o por muestreo; se documentan alcance, población, granularidad, acceso, cobertura y exclusiones.
No. Depende de granularidad, identificadores, operación, seguridad y alcance; algunos activos no pueden etiquetarse físicamente.
Se abre una excepción que exige investigación y una decisión documentada antes de corregir o dar de baja.
Como poblaciones separadas si están incluidos; su presencia no demuestra propiedad ni clasificación contable.
No. Los valores proceden de fuentes identificadas y validarlos o actualizarlos exige un encargo de valoración separado.
No. Documenta observaciones, correspondencias y excepciones; no es prueba jurídica ni auditoría con aseguramiento.
Pueden prepararse mappings y archivos cuando se definan sistemas, formatos y reglas; la integración técnica solo se incluye expresamente.
Con un flujo documentado para altas, puestas en servicio, traslados, sustituciones, cambios, pérdidas y bajas, más controles periódicos.
El cliente acuerda derechos, captura, usos, conservación y divulgación según la sensibilidad del centro y los datos.
DATOS DE ACTIVOS FIABLES
Comparta sus centros, registros, sistemas fuente y decisiones previstas. Roux Afrique EVS definirá el alcance, granularidad, protocolo, reglas de conciliación y modelo de gobierno adecuados.
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